Consejos para hacer una reunión de trabajo

Entre las actividades y necesidades que una empresa tiene (y cuando decimos empresa nos referimos al mismo tiempo a central franquiciadora o cada unidad de negocio) están las reuniones.  En las reuniones se define la actividad de las empresas, el ritmo, los objetivos, sirven como punto de encuentro entre los miembros del equipo.

Para que una reunión sea productiva 100% se ha de preparar siguiendo unas recomendaciones:

-    Fija objetivos claros: de ello dependerá el lugar, los participantes, la hora, el tono…

-    Fecha, espacio y duración han de ser elegidos en relación a los objetivos marcados.

-    Convoca a los participantes: con una antelación suficiente para que puedan preparar sus intervenciones, materiales o lo que se les pueda llegar a requerir. También para que organicen sus labores. En la convocatoria detalla lugar, fecha, hora y tema.

-    Prepara el espacio: prepara el número de sillas, ventila… siempre tener en cuenta detalles como disponer de agua, el posible material de oficina y todo lo relacionado con la tecnología: ordenadores, pantallas…

-    Modera la reunión: controlar que se traten los temas fijados en el orden del día, gestionando las intervenciones y centrando el tema a tratar.

-    Elabora un acta con las conclusiones. Será la mejor manera de comprobar si la reunión ha logrado alcanzar objetivos y de qué manera.

En todo caso, las reuniones son un momento fundamental para conocer la evolución de la empresa, tanto de la actividad como del activo más importante de una corporación: el personal. Si una reunión está bien gestionada y dirigida, si quienes han de obtener información son observadores y capaces de elaborar un análisis, de una reunión de equipo se pueden obtener datos fundamentales para el funcionamiento interno de una empresa y/o franquicia.

Quiénes son los trabajadores que más aportan, los que muestran indiferencia, quiénes se involucran en la labor, quiénes son los líderes naturales, en qué aspectos se han de hacer más esfuerzos, qué departamentos están menos valorados….. Al mismo tiempo, los jefes se dejarán ver y sentir de manera más personal y humana frente a los empleados, un momento de crear equipo.

Las reuniones son una actividad muy aprovechable. Tenla en cuenta, disfruta, comparte y dótala de la importancia que merece.

Con estos consejos para hacer reuniones de trabajo todo marchará bien.